Politique de conservation des documents - Le français pour l’avenir

Mise à jour le 4 juin 2021

La loi fédérale sur la protection des renseignements personnels oblige les entreprises et organismes sans but lucratif à élaborer des procédures détaillées pour la conservation des documents contenant des renseignements personnels. De plus, selon les bonnes pratiques commerciales, les procédures de conservation doivent stipuler que les renseignements personnels et les documents commerciaux confidentiels peuvent être conservés pendant une durée convenable, aux fins de référence et de continuité de service, mais non au-delà de la période nécessaire aux fins déterminées au moment de la collecte ou de la création de la banque de ces renseignements.

Pour faciliter le plus possible la conservation des dossiers, la durée de conservation des documents a été établie à sept ans. Après cette période, les dossiers peuvent être détruits conformément aux directives de la section Destruction des dossiers, ci-après. Il peut arriver, dans certains cas, que les règles de conservation des dossiers varient selon les exigences de la loi.

À noter : Les documents électroniques sont assujettis à la même procédure de conservation que les documents papier, en fonction de leur contenu.

À noter : Bien que la loi sur la protection des renseignements personnels exige que les renseignements personnels ne soient conservés que pendant la période nécessaire à la prestation des services ou des programmes qui y sont associés, l’utilisation à des fins statistiques de données anonymes provenant des dossiers du Français pour l’avenir est permise.

Exception : Si il est avisé d’un litige, réel ou éventuel, relatif à ses dossiers, Le français pour l’avenir doit conserver les dossiers en cause jusqu’à ce qu’un conseiller juridique établisse qu’ils ne sont plus nécessaires.

Type de dossiers, selon le service	Durée de conservation
Gouvernance
Règlements	Indéfiniment¹
Procès-verbaux des réunions du conseil d’administration	Indéfiniment¹
Procès-verbaux des réunions des comités	Indéfiniment¹
Procès-verbaux des assemblées annuelles	Indéfiniment¹
Politiques et procédures	Indéfiniment
FINANCE
Reçus officiels de dons aux fins de l’impôt sur le revenu	Deux ans suivant la fin de l’année civile où les dons ont été faits
Dossiers sur les dons à conserver 10 ans (dons assujettis à une fiducie écrite ou visés par une stipulation du donateur)	Indéfiniment¹
Factures payées	Sept ans après la date du paiement
Comptes clients	Sept ans après la date du paiement
Formulaires et livrets de commandites	Deux ans suivant la date indiquée sur le formulaire ou dans le livret
Grands livres et autres résumés définitifs	Exigence de l’ARC : tant que l’organisme de bienfaisance demeure enregistré, six ans suivant la fin du dernier exercice financier auquel ils se rapportent, puis pendant deux ans suivant la révocation de l’enregistrement
États financiers vérifiés	Indéfiniment
Renseignements du formulaire T3010	Exigence de l’ARC : tant que l’organisme de bienfaisance demeure enregistré, six ans suivant la fin du dernier exercice financier auquel ils se rapportent, puis pendant deux ans suivant la révocation de l’enregistrement
Ressources humaines
Dossiers des anciens employés	Sept ans suivant la cessation d’emploi ou selon les exigences de la loi
Documents de paie	Sept ans ou selon les exigences de la loi
Gestion des bénévoles (membres du conseil ou non)
Dossiers des bénévoles inactifs	Sept ans suivant le moment où le bénévole est devenu inactif
Gestion des participants
Dossiers des participants inactifs (formulaires d’inscription)	Sept ans suivant le moment où le participant cesse de recevoir des services
Informations confidentielles récoltées pour un événement spécifique (ex : allergies, informations médicales, etc).	Un mois suivant la fin de l’événement
Dossiers des clients inactifs (magasin en ligne)	Sept ans suivant la dernière commande
Collecte de fonds
Donateurs inactifs	Sept ans suivant le dernier don
Dons planifiés attendus	Jusqu’à la réception d’un avis de réception du don
Dons planifiés reçus	Sept ans après la réception du dernier don prévu par testament
Documents et plans stratégiques de collecte de fonds (versions définitives)	Indéfiniment
Listes de retrait de numéros de téléphone	Indéfiniment
Listes de retrait d’adresses	Indéfiniment
Marketing et Communications
Rapports annuels	Indéfiniment
Infolettres	Indéfiniment

Destruction des dossiers

Les dossiers du Français pour l’avenir qui contiennent des renseignements personnels ou confidentiels correspondant aux descriptions données précédemment doivent être détruits de telle façon que les renseignements ne puissent être ni récupérés ni reconstitués. Les documents papier doivent être déchiquetés.
Afin de prévenir toute reconstitution des données, il importe de supprimer entièrement et de façon permanente les fichiers électroniques de tout média de stockage, en ligne et hors ligne, au moyen des techniques actuelles de déchiquetage numérique. S’il faut conserver l’historique des transactions détaillées, toutes les données personnelles (nom, adresse du domicile, numéro de téléphone à domicile) doivent être détruites.

Définitions

Les règlements de l’Agence du revenu du Canada stipulent que les organismes de bienfaisance doivent conserver les dossiers tant et aussi longtemps que l’organisme de bienfaisance demeure enregistré et pendant deux ans suivant la révocation de l’enregistrement. Par souci de simplicité, nous n’inscrivons que la mention « Indéfiniment ».